Masz projekt, w którym co chwilę coś się zmienia? Tu klient dzwoni z „superpilną” korektą, tam zespół spóźnia się z raportem. Czas ucieka, a Ty czujesz, że musisz wszystkiego dopilnować sam? Dobra wiadomość: nie musisz! W dynamicznym środowisku odpowiednie rozdzielenie obowiązków jest ważniejsze niż kiedykolwiek. Oto pięć zasad, które pomogą Ci zapanować nad chaosem. A jeśli chcesz wejść w ten temat głębiej, skorzystaj z dedykowanego szkolenia z delegowania zadań.
Spis treści
1. Zadbaj o jasne cele
Wiesz, co jest główną przeszkodą w sprawnym delegowaniu? Brak konkretów. Jeżeli chcesz, by ktoś zrobił „coś szybko, jakoś tak, żeby było dobrze”, to nastaw się na problemy. Zamiast tego powiedz: „Marek, potrzebuję prezentacji w PowerPoincie do piątku do 16:00, z 10 slajdami o wynikach z ostatniego kwartału”. Konkrety, konkrety, konkrety!
2. Dopasuj zadanie do kompetencji
Nie wrzucaj ludzi na głęboką wodę, licząc, że „jakoś to będzie”. Oczywiście, od czasu do czasu warto kogoś sprawdzić na nowym polu, ale w dynamicznych projektach kluczowe jest szybkie działanie. Masz w zespole eksperta od analizy danych? Wykorzystaj jego talent – w ten sposób zadanie pójdzie sprawniej i poprawisz morale.
3. Określ jasne ramy czasowe
Często w projektach typu „fast & furious” terminy skaczą jak szalone. Dlatego zawsze ustalaj, do kiedy dokładnie zadanie ma być gotowe. Przy okazji pomyśl o buforze. W dynamicznym środowisku zawsze może wyskoczyć coś nagłego, co przesunie harmonogram.
4. Ustal, jak będziecie się komunikować
Projekt żyje, więc warto ustalić jasne zasady: co ile dni (lub godzin) macie szybkie spotkanie? Wolisz Slacka, Trello czy maile? W dynamicznych projektach brak jasnych ustaleń komunikacyjnych to przepis na chaos i plotki w stylu „a bo ja nie wiedziałem, a bo nikt mi nie powiedział”.
5. Daj feedback (nawet jeśli jest trudny)
Wszyscy wiemy, że nie ma projektów bez potknięć. Dlatego po zakończeniu zadania zrób krótką retrospekcję. Co poszło dobrze? Co można ulepszyć? Czasem wystarczy 10 minut rozmowy, żeby uniknąć tych samych błędów przy kolejnym etapie. Ludzie docenią Twoją szczerą informację zwrotną, jeśli wyciągniesz z niej konstruktywne wnioski.
Po co to wszystko?
Bo efektywne delegowanie w warunkach ciągłych zmian ratuje Twój czas, nerwy i energię. Dzięki niemu masz szansę skoncentrować się na sprawach kluczowych, zamiast gonić za każdą drobnostką. Jeśli chcesz się tego nauczyć w praktyce, zobacz delegowanie zadań szkolenie – bo wiedza z YouTube może nie wystarczyć, gdy projekt płonie tu i teraz.
AUTOR ARTYKUŁU
Marek Wojnarowski
Redaktor naczelny
Posiadam bogate doświadczenie w dziennikarstwie ekonomicznym i biznesowym, specjalizując się w analizie trendów gospodarczych i finansowych. Kieruję się zasadą, że dobra informacja powinna być zarówno rzetelna, jak i przystępna.
