Stan prawny na 1 grudnia 2016 r.

Pierwszy na runku poradnik z zakresu tworzenia i funkcjonowania CUW. Zawiera 27 wzorów dokumentów na płycie CD oraz liczne odpowiedzi na naczęściej zadawane pytania.

Od 1.1.2016 r. weszły w życie zmiany w ustawach samorządowych, które pozwolą na zapewnienie wspólnej obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej dla podległych i nadzorowanych przez JST jednostek organizacyjnych. W nowo dodanych przepisach ustawodawca określając rodzaj działalności, jakim mogą zajmować się „centra usług wspólnych" użył słowa w „szczególności". Oznacza, to że JST i jej jednostki organizacyjne będą w sposób swobodny określały zakres wspólnej obsługi, w zależności od potrzeb. Zatem od 1.1.2016 r. jednostki organizacyjne JST tj. np. szkoły, OPS-y, instytucje kultury nie muszą mieć księgowej na etacie pod warunkiem, że rada gminy  (powiatu, województwa) podejmie uchwałę, że księgowość tych instytucji będzie prowadzona w ramach struktury gminy.Ustawodawca dał swobodę samorządom w zakresie kształtowania struktury organizacyjnej, a także umiejscowienia w gminie  (powiecie, województwie) „centrum usług wspólnych". Także zasady ich działania, zakres oraz obszar określa JST.

Ponadto tylko do końca 2016 r. mogą istnieć w obecnym kształcie tzw. GZEAS-y (czyli jednostki, które obecnie zajmują się wspólna obsługą w zakresie oświaty). Jeśli samorząd chce je utrzymać, musi dostosować je do obowiązujących obecnie przepisów. Może to uczynić w taki sposób, jaki uzna dla siebie za najlepszy. Pierwszy wariant to utworzenie nowych jednostek do wspólnej obsługi i likwidacja już istniejącej tego typu jednostki. Drugi wariant to utworzenie nowych jednostek obsługujących na bazie już istniejących przez dostosowanie prawno-organizacyjne (zmiana statutu, regulaminu organizacyjnego) np. zespołu ekonomiczno-administracyjnego szkół oraz placówek oświatowych do nowych przepisów. Trzeci wariant to możliwość prowadzenia wspólnej obsługi odpowiednio przez urząd gminy, starostwo powiatowe lub urząd marszałkowski.

We  wszystkich tych wariantach należy podjąć stosowne uchwały (których wzory zamieszczamy w książce). 

W związku z tym Wydawnictwo C.H. Beck przygotowało publikację:  Samorządowe centra usług wspólnych

W publikacji zostały przedstawione rewolucyjne zmiany jakie wprowadziła ustawa z 25.6.2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1045). Dodatkowo książka uwzględnia zmiany wprowadzone ustawą Z 5.9.2016 r. o zmianie ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, ustawy o pomocy społecznej oraz ustawy o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2016 r. poz. 1583 (zmiana ta reguluje m.in. kwestie tworzenia CUW w zakresie zadań z pomocy społecznej). Zmiany te weszły w życie 15 października 2016 r.

Na funkcjonowanie CUW ma również wpływ :

1. nowelizacja ustawy - Prawo zamówień publicznych z 22.6.2016 r.  (Dz.U. poz. 1020), która wprowadziła m.in. możliwość dokonywaniua wspólnego postępowania o zamówienie publiczne;
2. ustawa z 5.9.2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz.U. z 2016 r. poz. 1454) - która wprowadza obowiązek dokonania w JST centralizacji rozliczeń VAT.

Dzięki tej publikacji dowiedzą się Państwo m.in.:

1. Jakie są zasady tworzenia i funkcjonowania CUW w gminie, powiecie i województwie,
2. Jakie są obowiązki i uprawnienia jednostki obsługiwanej (np. uzgadnienie z kierownikiem CUW zasady wymiany dokumentów i danych, delegowanie obowiązków, ustalenie osób upoważnionych do kontaktu z jednostką obsługującą, przeprowadzenie inwentaryzacji jednostki; obowiązki związane z kotrolą zarządczą; monitorowanie skuteczności poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej funkcjonujących w jednostce; stałe nadzorowanie współpracy z CUW),
3. Jakie są obowiązki i uprawnienia jednostek obsługiwanych,
4. Jaki jest podział kompetencji kierowników jednostek obsługiwanych i obsługujących (np. kwestia odpowiedzialności za: przygotowanie planu finansowego i jego realizację; przejęcie prowadzania rachunkowość jednostki obsługiwanej; zaciąganie zobowiązania; dysponowanie środkami publicznymi; przeprowadzenie inwentaryzacji, rozliczenia VAT itd.),
5. Kto będzie ponosił odpowiedzialność (w tym karnoskarbową) po wprowadzeniu centralizacji rozliczeń podatku VAT w przypadku utworzenia centrum usług wspólnych (dyrektor CUW, główny księgowy CUW czy dyrektorzy jednostek obsługiwanych)?
6. Czy dyrektor powiatowego CUW może upoważnić dyrektorów jednostek obsługiwanych (np. szkół) do przeprowadzenia inwentaryzacji (w tym spisu z natury)?
7. Jak powinno przebiegać przejęcia zadań i obowiązków głównego księgowego przez CUW,
8. Jak przygotować urząd gminy/starostwo powiatowe do zmian organizacyjnych związanych z wdrożeniem wspólnej obsługi
9. Jakie są możliwe rozwiązania/modele funkcjowania CUW - przedstawiamy przykłady różnych struktur organizacyjnych z tym związanych
10. Jak dokonać przekształcenia GZEAS-ów w CUW-y,
11. Jak CUW może dokonywać wspólnych zamówień publicznych (za wszystkie obsługiwane jednostki) - czy wtedy obowiązują go limity zapisane w ustawie o zamówieniach publicznych,
12. Jakie czynności podjąć przed uruchomieniem wspólnej obsługi przez organ wykonawczy,
13. Jak nadzorować czynności związane z wdrożeniem wspólnej obsługi,
14. Jakie zmiany należy dokonać w przepisach wewnętrznych w przypadku wprowadzenia CUW,
15. Jaka jest odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych w zakresie działalności wykonywanej przez CUW,
16. Jak planować budżet oraz realizować plan finansowy (oraz kontrolować jego realizację) w ramach CUW? Jaki jest w tym wszystkim udział kierowników jednostek obsługiwanych?
17. Jak powinien wyglądać przepływ informacji między CUW a jednostką obsługiwaną,
18. Jakie są uprawnienia i obowiązki centrum usług wspólnych dotyczące przetwarzania danych osobowych
19. Jak wdrożyć procedury kontroli zarządczej w jednostce obsługującej i obsługiwanej - przedstawienie praktycznych wyjaśnień jak wdrożyć standardy kontroli zarządczej w poszczególnych jednostkach.

Do ksiązki dołaczono płytę CD z wzorami dokumentów. Plyta zawiera m.in.:

1. Wzór uchwały rady gminy dotyczącej utworzenia jednostki obsługującej, na bazie istniejącego zespołu obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół
2. Wzór uchwały rady gminy dotyczącej wspólnej obsługi jednostek przez już istniejący zespół ekonomiczno-administracyjny szkół
3. Wzór uchwały rady miasta dotyczącej wspólnej obsługi jednostek przez wyodrębnioną jednostkę organizacyjną w przypadku, gdy w samorządzie nie funkcjonowała wcześniej wspólna obsługa
4. Wzór uchwały rady powiatu dotyczącej wspólnej obsługi jednostek przez wyodrębnioną jednostkę organizacyjną w przypadku, gdy w samorządzie nie funkcjonowała wcześniej wspólna obsługa
5. Wzór uchwały sejmiku województwa dotyczącej wspólnej obsługi jednostek przez wyodrębnioną jednostkę organizacyjną
6. Wzór porozumienia między instytucją kultury i centrum usług wspólnych
7. Powierzenie obowiązków głównego księgowego CUW
8. Zarządzenie w sprawie wprowadzenia Instrukcji kasowej w CUW,
   1. Instrukcja kasowa w CUW,
   2. Oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie,
   3. Protokół z kontroli stanu kasy,
   4. Oświadczenie o ujęciu wszystkich dowodów źródłowych w raportach kasowych
9. Zarządzenie w sprawie zasad korzystania z służbowych kart płatniczych
10. Procedura wewnętrzna dla działu księgowości centrum usług wspólnych
11. Wykaz ryzyk na stanowisku pracy
12. Opis stanowisk pray
13. Zakres czynności do opisu stanowiska pracy
14. Zarządzenie w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości w jednostkach obsługiwanych w ramach wspólnej obsługi
15. Procedury wewnętrzne w centrum usług wspólnych dotyczące rachunkowości
    1. Procedura wewnętrzna działu księgowości
    2. Schemat obiegu i kontroli dokumentów księgowych
    3. Zasady kontroli dokumentów księgowych
    4. Kontrola dowodów księgowych wpływających do Działu Księgowości
16. Wzór zarządzenia w sprawie samooceny kontroli zarządczej dla samorządowych jednostek organizacyjnych, w których jest zatrudniony koordynator kontroli zarządczej
17. Raport z przeprowadzonej samooceny kontroli zarządczej
18. Wzór zarządzenia w sprawie samooceny kontroli zarządczej dla samorządowych jednostek organizacyjnych
19. Wzór zarządzenia w sprawie procedury zarządzania ryzykiem
20. Wzór protokołu z przeprowadzonej analizy i oceny istotności ryzyka

W książce znajduje się ponadto wiele ciekawych odpowiedzi na pytania.