Coraz więcej polskich przedsiębiorców decyduje się na rozwój działalności za granicą, a Dania jest jednym z częściej wybieranych kierunków. Stabilna gospodarka, przejrzyste przepisy oraz cyfrowe rozwiązania sprawiają, że kraj ten uznawany jest za przyjazny dla biznesu.
Jednak zanim zdecydujesz się na prowadzenie firmy w Danii, warto zrozumieć, jak różni się tamtejsza księgowość od tej obowiązującej w Polsce. Różnice te dotyczą nie tylko formalności, ale też podejścia do sprawozdawczości, podatków i ewidencji księgowej. W tym artykule porównujemy kluczowe elementy księgowości w Danii i Polsce, aby ułatwić właścicielom firm świadome planowanie działań na duńskim rynku.
Spis treści
Podejście do formalności i biurokracji
Jedną z najbardziej zauważalnych różnic pomiędzy Danią a Polską jest podejście do formalności i stopnia biurokracji. W Danii procesy związane z rejestracją działalności, deklaracjami podatkowymi czy prowadzeniem księgowości są znacznie bardziej zautomatyzowane i uproszczone.
W Polsce wiele czynności – mimo postępującej cyfryzacji – nadal wymaga kontaktu z urzędami, drukowania dokumentów czy osobistego składania wniosków. W Danii większość spraw można załatwić przez internet za pośrednictwem platformy Virk.dk, a kontakt z urzędami odbywa się drogą elektroniczną.
Kolejną różnicą jest podejście do kontroli i zaufania. W Danii panuje kultura wysokiego zaufania do obywatela i przedsiębiorcy – kontrole są rzadsze, ale w przypadku wykrycia nieprawidłowości kary są wysokie i bezwzględne. W Polsce kontrola podatkowa jest bardziej powszechna, ale też często przewlekła.
Struktura podatkowa i rejestracja do VAT
Zarówno w Polsce, jak i w Danii obowiązuje podatek VAT, jednak system jego naliczania i rozliczania wygląda inaczej. W Polsce mamy kilka stawek VAT: 23%, 8%, 5% i 0%, a przypisanie odpowiedniej stawki do produktu lub usługi może być problematyczne.
Firma w Danii podlega jednej podstawowej stawce VAT – 25%, i stosuje się ją do zdecydowanej większości towarów i usług. Taka jednoznaczność znacznie ułatwia przedsiębiorcom rozliczenia.
W Polsce przedsiębiorca może działać bez rejestracji do VAT do osiągnięcia obrotu 200 000 zł rocznie. W Danii próg rejestracji VAT wynosi 50 000 DKK (ok. 30 000 PLN), a przekroczenie tego limitu oznacza obowiązkową rejestrację. Sama procedura rejestracyjna w Danii jest szybsza i odbywa się online, co stanowi dużą przewagę nad często skomplikowaną biurokracją polską.
Fakturowanie i dokumentacja księgowa
W Polsce obowiązuje szczegółowe rozporządzenie dotyczące danych na fakturach, a przedsiębiorcy muszą stosować się do wielu wymogów formalnych, m.in. obowiązkowej numeracji, oznaczeń podatkowych, czy raportowania do systemu KSeF (od 2025 roku – obowiązkowo).
W Danii faktury również muszą zawierać podstawowe informacje – dane sprzedawcy i nabywcy, numer CVR, kwoty netto i VAT – ale przepisy są bardziej elastyczne. Nie obowiązuje tak rozbudowany katalog typów faktur czy kodów GTU jak w Polsce. Fakturowanie odbywa się często za pośrednictwem zintegrowanych systemów księgowych.
Dodatkowo, w przypadku współpracy z sektorem publicznym w Danii obowiązuje system e-faktura (NemHandel), który jest prostszy i lepiej zintegrowany niż rozwijany w Polsce system KSeF.
Sprawozdawczość finansowa i terminy rozliczeń
W Polsce przedsiębiorcy mają obowiązek składania zeznań rocznych (PIT, CIT), deklaracji VAT i JPK (Jednolity Plik Kontrolny). Sprawozdania finansowe dla spółek muszą być przygotowane i wysłane do KRS. Terminy często są niejednolite i zmieniają się w zależności od rodzaju działalności.
W Danii obowiązki sprawozdawcze zależą od formy prawnej firmy, ale są bardziej jednolite. Spółki ApS i A/S muszą składać roczne zestawienia finansowe do urzędu Erhvervsstyrelsen – najczęściej w ciągu 5 miesięcy od zakończenia roku obrotowego.
Nie ma obowiązku składania odrębnych miesięcznych deklaracji VAT, jak w Polsce – duński system rozliczeń VAT jest oparty na samodzielnym raportowaniu przez platformę TastSelv, co znacznie upraszcza procedury.
Prowadzenie księgowości – samodzielnie czy przez biuro rachunkowe
W Polsce większość przedsiębiorców zleca prowadzenie księgowości biurom rachunkowym. Samodzielne prowadzenie ksiąg, zwłaszcza przy pełnej księgowości, jest skomplikowane i ryzykowne, ze względu na częste zmiany przepisów.
W Danii przedsiębiorcy znacznie częściej korzystają z cyfrowych systemów księgowych i prowadzą ewidencję samodzielnie – szczególnie w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej (enkeltmandsvirksomhed). Przejrzyste przepisy i cyfrowe narzędzia sprawiają, że jest to możliwe i legalne, choć oczywiście współpraca z biurem rachunkowym nadal jest popularna – zwłaszcza w przypadku spółek.
W Danii wiele systemów księgowych integruje się automatycznie z bankowością, systemami podatkowymi i fakturowaniem – co ułatwia codzienną obsługę finansową firmy.
Zatrudnianie pracowników i rozliczenia kadrowe
W Polsce pracodawca musi prowadzić osobną dokumentację kadrową, zgłaszać pracownika do ZUS i PIT, przygotowywać deklaracje miesięczne i roczne (ZUS DRA, PIT-11), a także prowadzić ewidencję czasu pracy, urlopów itp.
W Danii zatrudnienie pracownika wiąże się z rejestracją w eIndkomst, a wszystkie dane o wynagrodzeniach, podatkach i składkach są przesyłane do systemu automatycznie. Nie ma obowiązku osobnego raportowania do kilku instytucji. Paski wypłat (lønseddel) są obowiązkowe, ale system raportowania jest prostszy.
Obowiązkowe składki obejmują m.in. fundusz emerytalny ATP oraz fundusze urlopowe (Feriekonto). Pracodawca musi także przestrzegać duńskich układów zbiorowych, które w praktyce regulują wiele kwestii związanych z warunkami pracy i wynagrodzeniem.
Choć podstawowe zasady prowadzenia księgowości – takie jak ewidencjonowanie przychodów i kosztów, rozliczanie podatków czy obowiązek sprawozdań – są podobne w Polsce i Danii, to w praktyce systemy te znacząco się różnią. Duńska księgowość jest bardziej zautomatyzowana, mniej biurokratyczna i oparta na zaufaniu. Polska – choć coraz bardziej cyfrowa – wciąż wymaga większego zaangażowania i czujności wobec szybko zmieniających się przepisów.
Dla przedsiębiorców planujących założenie firmy w Danii znajomość tych różnic to nie tylko pomoc w uniknięciu błędów, ale też szansa na bardziej efektywne i nowoczesne prowadzenie działalności.
AUTOR ARTYKUŁU
Marek Wojnarowski
Redaktor naczelny
Posiadam bogate doświadczenie w dziennikarstwie ekonomicznym i biznesowym, specjalizując się w analizie trendów gospodarczych i finansowych. Kieruję się zasadą, że dobra informacja powinna być zarówno rzetelna, jak i przystępna.
