Klient składa zamówienie w sklepie internetowym. Dane trafiają do panelu sprzedaży, pracownik sprawdza dostępność produktu, wystawia dokument i zapisuje kontakt w CRM. Chwilę później kupujący dzwoni z pytaniem o realizację, ale osoba odbierająca telefon nie widzi historii zamówienia i musi przełączać się między kilkoma aplikacjami.
Problemem nie jest brak narzędzi, lecz brak przepływu informacji między nimi. Integracje Firmao CRM pozwalają połączyć sklep, telefonię, magazyn, fakturowanie i zadania. Firma nie musi rezygnować z dotychczasowych rozwiązań. CRM staje się miejscem, w którym dane z różnych źródeł spotykają się przy konkretnym kliencie.
Dlaczego CRM bez integracji to tylko baza danych
Niezintegrowany CRM może przechowywać kontakty i notatki, ale część informacji nadal trzeba wprowadzać ręcznie. Zamówienie ze sklepu jest przepisywane do systemu, faktura powstaje osobno, a rozmowa telefoniczna pozostaje tylko w bilingu operatora.
Takie działanie zabiera czas i zwiększa ryzyko błędów. Pracownik może utworzyć klienta drugi raz, pomylić numer zamówienia albo nie zaktualizować stanu magazynowego. Integracje zmieniają rolę systemu: nowe zamówienie aktualizuje kartę klienta, telefon zapisuje się w historii, a zmiana etapu uruchamia kolejne zadanie.
WooCommerce i Base.com w Firmao
W e-commerce szczególnie ważne jest połączenie klientów, zamówień, produktów i magazynu. Integracja CRM z WooCommerce przekazuje te informacje do Firmao. Zamówienia są pobierane cyklicznie, mogą zostać przekształcone w faktury, a produkty i stany magazynowe są synchronizowane zgodnie z wybraną konfiguracją.
W praktyce klient składa zamówienie, jego dane pojawiają się w systemie, a pracownik widzi dokument sprzedaży i kupione produkty. Gdy ta sama osoba kontaktuje się ponownie, obsługa nie musi przeszukiwać panelu sklepu. Firmao może też generować dokumenty magazynowe na podstawie zamówień z WooCommerce, co łączy CRM z fakturowaniem i kontrolą stanów.
Drugim istotnym połączeniem jest Base.com, wcześniej znany jako BaseLinker. Integracja przekazuje do Firmao faktury, paragony i dane klientów, a także pozwala pobierać produkty oraz tworzyć dokumenty magazynowe na podstawie sprzedaży z różnych kanałów. Jeżeli kontrahent już istnieje, jego dane mogą zostać zaktualizowane zamiast tworzenia kolejnego rekordu.
Połączenie BaseLinker z CRM przydaje się szczególnie tam, gdzie firma sprzedaje w kilku miejscach. Pracownik nie musi kontrolować każdego kanału osobno, aby sprawdzić, kto kupił produkt i jaki dokument został wystawiony.
CRM z telefonią VoIP
Telefon nadal jest ważnym kanałem sprzedaży i obsługi. Bez integracji rozmowa kończy się jednak często tylko wpisem w historii telefonu. Jeśli pracownik nie sporządzi notatki, zespół nie wie, czego dotyczył kontakt.
Integracja telefonu z CRM pozwala wykonywać i odbierać połączenia z poziomu Firmao, zapisywać bilingi oraz wyświetlać dane dzwoniącego kontrahenta. Połączenia wychodzące i przychodzące mogą być rejestrowane w systemie jako część historii współpracy.
Wyobraźmy sobie sklep, do którego dzwoni klient pytający o opóźnione zamówienie. Pracownik widzi jego dane, przechodzi do karty kontrahenta i sprawdza wcześniejsze kontakty, dokumenty oraz zadania. Po rozmowie zapisuje ustalenia albo planuje kolejne działanie.
CRM z VoIP poprawia też ciągłość obsługi. Gdy klient zadzwoni ponownie i połączenie odbierze inna osoba, nie trzeba odtwarzać całej historii. Korzyścią nie jest więc sam przycisk do dzwonienia, lecz powiązanie telefonu z informacjami zapisanymi w CRM.
Przed wdrożeniem trzeba sprawdzić zgodność operatora, wymagania licencyjne i ewentualną potrzebę użycia API.
Automatyzacje i CRM workflow
Integracja przenosi dane między systemami. Workflow decyduje natomiast, co ma wydarzyć się później.
Przykład: nowe zamówienie trafia ze sklepu do CRM. System przypisuje klienta do opiekuna i tworzy zadanie sprawdzenia płatności. Po zamknięciu szansy sprzedaży może automatycznie powstać projekt realizacyjny. Firmao umożliwia definiowanie warunków i akcji, w tym automatyczne tworzenie zadań lub projektów po wystąpieniu określonego zdarzenia.
CRM workflow najlepiej sprawdza się przy czynnościach powtarzalnych. Jeżeli każde opłacone zamówienie wymaga kontroli magazynu, nie ma powodu, aby pracownik za każdym razem ręcznie tworzył identyczne zadanie.
Nie warto jednak automatyzować nieuporządkowanego procesu. Najpierw trzeba ustalić, jakie zdarzenie uruchamia działanie, kto odpowiada za jego wykonanie i w jakim czasie powinno zostać zakończone.
API dla zaawansowanych połączeń
Nie każda firma korzysta ze standardowych aplikacji. Producent może mieć własny system zamówień, hurtownia niestandardowy program magazynowy, a firma usługowa autorski panel klienta.
W takich przypadkach znaczenie ma API. Firmao udostępnia interfejs pozwalający łączyć CRM z zewnętrznym oprogramowaniem, automatyzować formularze internetowe, integrować sklepy oraz synchronizować dane z wewnętrznymi systemami firmy.
Formularz na stronie może automatycznie utworzyć klienta i zadanie dla handlowca, a własny system magazynowy przekazywać dostępność produktów. Takie wdrożenie wymaga pracy technicznej, ale pozwala zachować używane narzędzia.
Od których integracji zacząć
Firma nie powinna łączyć wszystkiego tylko dlatego, że jest to możliwe. Najpierw warto znaleźć miejsca, w których pracownicy najczęściej przepisują dane lub szukają informacji.
W CRM dla e-commerce priorytetem może być połączenie sklepu, magazynu i dokumentów sprzedaży. W dziale handlowym większą wartość przyniesie CRM z telefonią VoIP i pocztą. W firmie usługowej kluczowy może okazać się formularz internetowy, automatyczne zadania i CRM z fakturowaniem.
Przed uruchomieniem integracji należy ustalić:
- który system jest nadrzędnym źródłem danych,
- jak często informacje mają być synchronizowane,
- co powinno wydarzyć się po pojawieniu się nowego rekordu,
- kto odpowiada za kontrolę błędów integracji.
Szczególnie ważne jest wskazanie źródła nadrzędnego. Jeżeli ceny albo stany magazynowe są zmieniane jednocześnie w sklepie i CRM, łatwo o rozbieżności.
Integracja ogranicza ręczną pracę
Największą wartością integracji nie jest liczba aplikacji widocznych w katalogu. Liczy się to, czy klient, zamówienie, telefon, faktura i stan magazynowy tworzą jeden spójny proces.
Firmao pozwala połączyć CRM dla e-commerce z WooCommerce, Base.com, telefonią VoIP, automatyzacjami i własnymi systemami przez API. Dzięki temu firma może zachować dotychczasowe narzędzia, a jednocześnie ograniczyć przepisywanie danych i przełączanie się między panelami.
Dobrze wdrożona integracja działa w tle. Pracownik nie zastanawia się, skąd pobrać informację, tylko widzi ją tam, gdzie podejmuje kolejne działanie. To właśnie wtedy CRM zaczyna realnie oszczędzać czas.
Najczęściej zadawane pytania
Czy CRM z WooCommerce aktualizuje stany magazynowe?
Integracja Firmao z WooCommerce umożliwia synchronizację produktów i stanów. Podczas konfiguracji należy określić, który magazyn jest nadrzędnym źródłem danych.
Co daje integracja telefonu z CRM?
Pozwala powiązać połączenia z kartą klienta, wyświetlić dane osoby dzwoniącej i zachować bilingi w historii kontaktu. Ułatwia to szybszą obsługę oraz przekazywanie klientów między pracownikami.
Czy każda integracja jest dostępna w każdym planie?
Zakres integracji i automatyzacji może zależeć od licencji oraz konfiguracji. Przed zakupem warto sprawdzić wymagania konkretnego połączenia i przetestować je na rzeczywistym procesie.
AUTOR ARTYKUŁU
Marek Wojnarowski
Redaktor naczelny
Posiadam bogate doświadczenie w dziennikarstwie ekonomicznym i biznesowym, specjalizując się w analizie trendów gospodarczych i finansowych. Kieruję się zasadą, że dobra informacja powinna być zarówno rzetelna, jak i przystępna.
