Jak uniknąć błędów przy założeniu spółki? Praktyczny przewodnik

Odpowiednia forma prawna – zastanów się nad wyborem optymalnej formy prawnej

Decydując się na prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce, przyszły przedsiębiorca może dokonać wyboru w zakresie formy prawnej w jakiej będzie prowadził biznes. Ustawodawca przewidział możliwość działania w ramach spółek osobowych – takich jak: spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna oraz spółek kapitałowych – jakimi są spółka z o.o., spółka akcyjna, prosta spółka akcyjna.

Wybór formy prawnej – mając na uwadze długofalowe konsekwencje prawno-podatkowe – jest jedną z najważniejszych decyzji przy zakładaniu spółki.

Praktyka w zakresie procesu zakładania spółek wskazuje, że niesłabnącą popularnością cieszą się proste i nieskomplikowane spółki, takie jak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.), spółka akcyjna (S.A.), spółka komandytowa i spółka jawna. Są to stosunkowo proste konstrukcje prawne, łatwe do zrozumienia w ramach, których można skorzystać także z ulg i udogodnień podatkowych.

Dobrze przemyślany pomysł na biznes i dobrze przygotowany biznesplan zwiększają szansę na sukces przedsięwzięcia, poprzedzony gruntowną analizą regulacji dotyczących każdej ze spółek. Wskazać należy, iż każda z nich różni się pod względem odpowiedzialności, struktury i wymogów prawnych, dlatego warto rozważyć specyficzne potrzeby przedsiębiorstwa.

Wobec rosnącego ryzyka prowadzenia działalności gospodarczej i chęci jego minimalizowania względem posiadanego majątku, znaczna większość przedsiębiorców wybiera działanie w ramach spółki z o.o. Słusznie utarło się bowiem, że wykonywanie działalności w formie spółki z o.o. oferuje elastyczność i ograniczoną odpowiedzialność wspólników do wysokości wkładów, o czym szerzej poniżej.

Proces rejestracji spółki – możesz wybrać szybkie i proste rozwiązania jak i bardziej czasochłonne

Ustawodawca, wychodząc naprzeciw rosnącym oczekiwaniom przedsiębiorców wskazał, iż umowa spółki z o.o. może być sporządzona w formie aktu notarialnego lub przy użyciu wzorca umowy w elektronicznym systemie S24.

Realizacja uprawnienia do zawiązania spółki elektronicznie następuje poprzez rządowy portal o nazwie S24, przy którego tworzeniu zamiarem było umożliwienie możliwie szybkiego założenia spółki.

Portal, choć z założenia stworzenia przedsiębiorcom maksymalnie przyjaznego środowiska, wymaga od korzystającego dbałości o szczegóły i zachowania określonego trybu działania. Niewłaściwe zrozumienie procedur może prowadzić do poważnych problemów prawnych i wygenerowania dodatkowych kosztów związanych z oddaleniem wniosku o rejestrację spółki, dlatego warto skorzystać z pomocy prawnej. Błędy przy rejestracji spółki mogą skończyć się odmową wpisu i prowadzić do konieczności ponownego składania wniosku. Tylko dokładne przygotowanie wymaganych dokumentów zapewni pozytywne i sprawne rozpatrzenie wniosku o rejestrację spółki.

Dokumenty wymagane prawem do założenia spółki z o.o. obejmują umowę spółki oraz wniosek o wpis do KRS z wymaganymi załącznikami, zaś właściwym sądem rejestrowym jest ten, którego obręb działania obejmuje adres, pod którym znajduje się siedziba spółki.

Najczęstsze pułapki przy zakładaniu spółki dotyczą błędów formalnych i nieznajomości przepisów, które mogą opóźnić proces rejestracji. W zależności od dokonanego wyboru formy prowadzenia działalności, w procesie rejestracji spółki koniecznym będzie załączenie przewidzianych prawem dokumentów, podpisanych przez osoby bądź to wspólników, bądź powołane do zarządu spółki.

Umiejętne przeprowadzenie rejestracji spółki winno poskutkować jej wpisem do rejestru w 24 godziny, co z punktu widzenia płynności działalności ma zdecydowanie kluczowe znaczenie. Chcąc być pewnym prawidłowości spełnienia ustawowych wymogów, warto rozważyć skorzystanie z doświadczonych kancelarii prawno-podatkowych, tak aby uniknąć błędów w umowie spółki i sprawnie przejść przez proces rejestracji spółki w rejestrze przedsiębiorców KRS.

Kapitał zakładowy i struktura organizacyjna – uwzględnij planowane zaangażowanie wspólników

Formalne ułatwienie w ramach wyboru spółki z o.o. jako formy prawnej do prowadzenia działalności to niewątpliwie niski kapitał zakładowy. W przypadku spółki z o.o. w ramach minimalnego kapitału zakładowego dla spółki z o.o. przewidziano 5 000 zł, a wkłady muszą być pokryte przed złożeniem wniosku do Krajowego Rejestru Sądowego. Stosowne oświadczenie o wniesieniu wkładów stanowi jeden z załączników do wniosku o rejestrację spółki.

Szukając alternatyw do wniesienia wkładu w formie pieniądza, warto rozważyć kwestię wkładu niepieniężnego i jego wyceny w umowie spółki. W obrocie prawnym wkład niepieniężny funkcjonuje pod nazwą aportu, a jego istotą jest pozafinansowy charakter. Taki stan rzeczy oznacza, że aport może zostać wniesiony przez udziałowca na przykładowo w formie: nieruchomości, maszyn przemysłowych, sprzętu komputerowego, znaku handlowego, logotypu, prawa majątkowego, patentu, licencji. Katalog środków uznanych za aport jest otwarty, zaś jedyną niedogodnością w przedmiocie jego wniesienia jest brak możliwości rejestracji spółki w trybie S24, który zarezerwowano jedynie dla wkładów pieniężnych. Należy jednak mieć na względzie konieczność uprzedniej analizy skutków podatkowych wniesienia przez wspólnika aportu zarówno w zakresie podatku PIT, CIT jak i VAT.

Decydując się wybór spółki z o.o., przyszli wspólnicy winni dokonać szczegółowego omówienia zasad działania. Zaproponowana w umowie struktura organizacyjna spółki z o.o. powinna być dopasowana do celów i potrzeb przedsiębiorstwa, w tym do podziału zysków i odpowiedzialności wspólników, a także co nie mniej ważne, do ich deklarowanego i koniecznego zaangażowania w działalność spółki. Uzgodnienia wewnętrzne wspólników powinny zostać ujęte w umowie inwestycyjnej, opcjonalnym dokumencie podpisywanym przy zakładaniu spółki.

Z punktu widzenia zarządzania bieżącą działalnością spółki, przyszli wspólnicy winni zaplanować odpowiednio wybór osób podejmujących decyzje w imieniu spółki.

Zarząd może składać się z osób będących wspólnikami lub spoza ich grona. Przy wyznaczaniu osób do pełnienia funkcji członków zarządu warto pamiętać, że mogą oni ponosić odpowiedzialność majątkową w przypadku niewypłacalności spółki, która jest uruchamiana w szczególnych, prawem przewidzianych okolicznościach.

Ryzyko odpowiedzialności wspólników i członków zarządu – zabezpiecz się przed ryzykiem finansowym

W spółce z o.o. odpowiedzialność wspólników nie zawsze jest ograniczona do wkładów wniesionych do spółki, dlatego warto zrozumieć zasady odpowiedzialności. Przepisy prawa są w tym przedmiocie dość jednoznacznie sformułowane, będąc w istocie przestrogą przed nie końca przemyślanym wyborem osób pełniących funkcje zarządcze w spółce.

Kodeksowa regulacja mówi o możliwości obciążenia członków zarządu osobistą odpowiedzialnością za zobowiązania spółki, np. za niezłożenie w przewidzianym prawem terminie wniosku o upadłość. To właśnie dlatego dobrze sporządzona umowa spółki powinna zawierać klauzule dotyczące dopłat od wspólników w przypadku, gdy spółka będzie potrzebowała dodatkowych środków finansowych. Uzgodnienia te powinny zostać wzmocnione postanowieniami umowy inwestycyjnej. Powyższe łączy się z powinnością przewidzenia innego stosunku posiadanych udziałów w spółce aniżeli równe (50/50), co może prowadzić do paraliżu decyzyjnego, gdy wspólnicy się poróżnią.

Jednocześnie wskazać należy na istniejącą możliwość pociągnięcia wspólników spółki do odpowiedzialności, w sytuacji gdy nie wniosą oni wkładów w formie i czasie zgodnie z oświadczeniem sporządzanym przy zawieraniu umowy spółki.

W świetle powyższego, zrozumienie zasad odpowiedzialności jawi się jako kluczowe zadanie przed przyszłymi osobami planującymi rejestrację spółki, a ich znaczenie winien przybliżyć kompetentny adwokat, radca prawny i doradca podatkowy, którzy uzgodnieniom inwestycyjnym wspólników nadadzą formę obligującą do zaangażowania finansowego w określonych sytuacjach.

Etap rejestracji – uwaga na formalności

Sam proces rejestracji spółki z o.o. w ramach S24 nie kończy się tylko na sporządzeniu umowy i opracowaniu załączników.

Rejestracja spółki z o.o. wymaga podjęcia dodatkowych czynności, przejawiających się w uczynieniu zadość obowiązkom administracyjnym między innymi wobec CRBR, ZUS czy Urzędu Skarbowego.

CRBR wymaga zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych w ciągu 14 dni od wpisu do KRS. Za beneficjenta rzeczywistego uważa się każdą osobę fizyczną, która dzięki posiadanym uprawnieniom, wynikającym z uwarunkowań prawnych lub faktycznych, sprawuje bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad spółką.

Osoby powołane by reprezentować spółkę muszą pamiętać o zgłoszeniu jej do ZUS, o ile będą otrzymywać świadczenia. W ramach formularzy rejestracyjnych, winno dokonać się zgłoszenia pracowników i wspólników jednoosobowej spółki w ciągu 7 dni od ich zatrudnienia, a brak wykazania spełnienia obowiązków w przesyłanych dokumentach może skutkować karami.

Jednocześnie nie sposób zapomnieć o konieczności dokonania określonych czynności w Urzędzie Skarbowym. Prowadzenie działalności winno odbywać się w ramach czynności następczych po zgłoszeniu na formularzu NIP-8. Prowadzenie działalności związanej z rozliczaniem VAT wiązać się będzie z koniecznością zarejestrowania do VAT przed pierwszą sprzedażą, zaś w dalszej perspektywie przedsiębiorca powinien pamiętać o terminowym składaniu deklaracji podatkowych.

Celem uniknięcia kłopotów, przedsiębiorca winien mieć na uwadze dochowanie terminów – dla zgłoszenia NIP-8 to 21 dni, a dla CRBR 14 dni.

Nie sposób nie wskazać na doniosłość konieczności dokonania wskazanych powyżej obowiązków – wszak brak zgłoszenia NIP-8 oznacza grzywnę od jednej dziesiątej do dwudziestokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia, zaś brak wpisu do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych CRBR wiąże się z karą do 1 mln zł.

Wypracowany zysk a świadczenia na poczet dywidendy – pamiętaj o zasadach wypłat środków ze spółki

Podstawowym celem działalności jest osiąganie zysku i udostępnianie go wspólnikom spółki. Sposób, w jaki spółka planuje dokonywanie wypłat środków z jej majątku powinien zostać uprzednio ustalony przy zakładaniu spółki z o.o., tak by uniknąć problemów podatkowych i finansowych, a sama czynność wypłaty nie była wadliwa pod względem księgowym. Jednocześnie, umieszczenie precyzyjnych zapisów w umowie spółki pozwoli na uniknięcie konfliktów między wspólnikami.

Decydując się na wypłatę wypracowanego zysku, celem minimalizacji obciążeń podatkowych, zarząd spółki winien przedsięwziąć określone czynności, nie bezpośrednio określone jako wypłata dywidendy. Wobec faktu, iż efektywne opodatkowanie wypłacanych dywidend wynosi ponad 26%, poszukiwanie innych możliwości wypłaty środków ze spółki jawi się jako kluczowe i pożądane przez wspólników spółki.

Brak wiedzy na temat ulg i możliwości optymalizacji podatkowej powoduje zbędne obciążenia podatkowe. To właśnie dlatego jedną z kluczowych decyzji będzie nawiązanie współpracy z doradcą podatkowym, który przedstawi możliwe ścieżki dla opodatkowania spółki i opracuje Twoją indywidualną strategię podatkową.

Niewłaściwa forma opodatkowania, która może wynikać z automatycznego wyboru CIT (podatek dochodowy od osób prawnych) bez analizy korzystniejszych opcji, może doprowadzić do konieczności odprowadzenia przez spółkę z o.o. 9% bądź 19% podatku od uzyskanych dochodów. Taka sytuacja nie wystąpi w przypadku przejścia na tzw. estoński CIT – system, w którym podatek dochodowy płaci się dopiero w momencie wypłaty zysków.

W oderwaniu od reguł opodatkowania wskazać należy odrębnie na możliwość wypłaty wynagrodzenia członkom zarządu, które stanowić będzie koszt dla spółki, ale podlegający opodatkowaniu PIT i składkom ZUS.

Nie istnieją formalne przeszkody do podjęcia współpracy ze spółką na podstawie umowy B2B prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą. Pod pewnymi względami, umiejętne skonstruowanie umowy pozwoli na optymalizację podatkową. Należy jednak pamiętać o formalnościach np. przy zawieraniu umów z członkami zarządu. Brak ich zachowania może skutkować nieważnością zawartych umów i tym samym zakwestionowaniem ich przez organy skarbowe.

Jako natomiast bardzo ryzykowne należy ocenić zawarcie umowy o pracę z własną spółką bez uprzedniej analizy prawnej takiej dopuszczalności.

Przewidziane prawem sposoby wypłaty świadczeń ze spółki na rzecz wspólników to także możliwość zawarcia chociażby umowy o dzieło czy zlecenia. Nie można stracić z pola widzenia faktu, iż mają różne skutki podatkowe i ubezpieczeniowe, zaś dobór sposobu rozwiązywania kwestii wypłat powinien być indywidualny i dopasowany do bieżących potrzeb i oczekiwań wspólników.

Obowiązki rejestracyjne

Samo zawiązanie spółki i rejestracja w S24 nie oznacza końca formalności dla przedsiębiorcy. Rejestracja spółki i pojawienie się w KRS stanowić będzie punkt wyjścia do realizacji prawem określonych czynności, a to celem spełnienia szeregu obowiązków formalnych.

Niedopełnienie obowiązków może skutkować karami finansowymi i opóźnieniami w rozpoczęciu działalności. Samo założenie spółki z o.o. nie umożliwia legalnego prowadzenia działalności gospodarczej.

Po zakończonym procesie rejestracji spółki trzeba otworzyć dla niej rachunek bankowy. W niektórych sytuacjach płatność może nastąpić tylko za pomocą rachunku bankowego, czasami przy zastosowaniu metody podzielonej płatności. Dla podatnika VAT bardzo ważne jest, aby z rachunkiem głównym został powiązany oddzielny rachunek VAT. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością musi korzystać z rachunku dla podmiotów prowadzących pełną księgowość. Rachunek bankowy podlega zgłoszeniu do Urzędu Skarbowego i jest umieszczany na białej liście.

Przestrzeganie obowiązków po rejestracji jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania spółki z o.o., a zakres ich wykonania różnić się będzie w zależności od charakteru podejmowanej aktywności. Niektóre rodzaje działalności wymagać będą uzyskania wpisów w innych rejestrach lub dokonania jeszcze dodatkowych innych czynności.

W ramach zapewnienia zgodności podejmowanych w spółce działań i celem uzyskania pewności co do spełnienia określonych obowiązków rejestracyjnych, o istnieniu których nie zawsze jest mowa w S24, warto rozważyć korzystanie z usług doświadczonego biura rachunkowego. Uniknięcie błędów w deklaracjach podatkowych pozwoli spółce na niezakłócone prowadzenie działalności, bez obaw o kontrolę ze strony Urzędu Skarbowego.

Najczęstsze błędy

W ramach praktyki zakładania spółek dla przedsiębiorców, najczęściej występującymi błędami pozostają te związane z niewłaściwym przygotowaniem umowy spółki, nieprzemyślaną strukturą wspólników, błędnym wyborem nazwy i zaniedbań w wykonaniu obowiązków rejestracyjnych.

Sądy rejestracyjne często zwracają uwagę na niewłaściwą nazwę spółki. Nazwa (firma) spółki z o.o. jest podstawowym czynnikiem, który odróżnia spółki między sobą i pozwala na ich identyfikację, stąd konieczność zadbania o spełnianie określonych prawem wymogów. W przypadku stwierdzenia, że nazwa (firma) narusza prawa osób trzecich lub wprowadza w błąd kontrahentów, Sąd może odmówić wpisu. Zanim zatem złożysz wniosek sprawdź, czy nazwa spółki jaką zamierzasz się posługiwać nie jest już używana przez inny podmiot.

Nierzadko czynnikiem wpływającym na oddalenie wniosku o rejestrację spółki jest niewłaściwe określenie wkładu niepieniężnego w postaci aportu. Jak już zostało wspomniane powyżej, ustawowa regulacja wymaga takiego ujęcia, w którym następuje dokładny opis i wycena w umowie spółki.

Strony pozbawione reprezentacji prawnej zapominają często o kodeksowych regulacjach co do czasu zgłaszania wniosków rejestracyjnych. Na złożenie wniosku o wpis do KRS jest 7 dni od momentu podpisania umowy spółki, jeśli umowa była zawarta przez internet. Jeśli umowa została zawarta w formie aktu notarialnego, termin ten wydłuża się do 6 miesięcy, a brak wykonania obowiązku powoduje, że umowa spółki ulega rozwiązaniu.

Choć samo założenie spółki z o.o. nie wymaga od osoby decydującej się na prowadzenie działalności w jej ramach biegłości w przepisach prawa, to jednak pamiętać należy o konieczności zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami. Materia dotycząca spółki z o.o. nie została ujęta w jednym akcie prawnym. Jej działanie wymaga odnalezienia się w przepisach Kodeksu spółek handlowych, Ustawy o ochronie konkurencji, Prawa własności przemysłowej, Ustawy o AML, Ordynacji Podatkowej, Kodeksu pracy.

Podsumowanie – jak uniknąć popełniania błędów

Choć z założenia ustawodawcy proces założenia spółki z o.o. miał stanowić formalność i ułatwienie dla przedsiębiorców, to wobec mnogości i stopnia skomplikowania przepisów prawa, regulujących materię dotyczącą spółek, proces ten uznać należy za wymagający precyzji i uwagi.

Przedsiębiorcy, decydując się na rozpoczęcie działalności, powinni zwrócić szczególną uwagę na każdy etap zakładania spółki, by zapewnić stabilny rozwój firmy i już na samym początku stworzyć takie środowisko prawno-księgowe, które pozostanie bez wpływu na przejrzystość prowadzenia spraw i realizacji celów umowy spółki. Już na etapie pomysłu na spółkę zaniedbania formalne w umowie mogą prowadzić do nieporozumień, które w skrajnych przypadkach mogą doprowadzić do rozwiązania spółki.

Świadomość najczęstszych pułapek i wdrażanie sprawdzonych procedur zapewni bezpieczne i efektywne zarządzanie spółką z o.o., a sam proces jej rejestracji stanowić będzie tylko krótki etap w prowadzeniu działalności, pozwalając wspólnikom skupić się przede wszystkim na generowaniu zysku.

Chcąc czuć się pewnym i przygotowanym do prowadzenia działalności w formie spółki, odpowiedzialny przedsiębiorca winien rozważyć skorzystanie z usług doradztwa prawnego i podatkowego. Nabyta wiedza oraz umiejętności pozwolą na bezpiecznie i efektywne zarządzanie spółką z o.o., eliminując ryzyko popełniania najczęstszych błędów do minimum, a przygotowana z użyciem nabytego doświadczenia dokumentacja zwiększy wiarygodność spółki wobec potencjalnych klientów i inwestorów, jak również wpłynie na jej pozytywny odbiór w oczach kontrahentów. 

Bogdan Chudoba – adwokat z ponad 25-letnim stażem w obsłudze biznesu i ekspert w zakresie prawa spółek. Specjalizuje się w procesach przekształceń, sukcesji oraz wdrażaniu estońskiego CIT-u, łącząc wiedzę prawniczą z wieloletnim doświadczeniem w radach nadzorczych. Więcej praktycznych wskazówek dotyczących bezpiecznego rozwoju firmy oraz optymalizacji struktur prawnych znajdziesz na blogu eksperckim Bogdan Chudoba.